Eprom

Nieuwsarchief

> afdrukken

Presentatie op Dag van de Kwaliteit Archiefdiensten

29-11-2011 / nieuws

In samenwerking met het Waterlands Archief (Fenna Brouwer) heeft Eprom organisatie adviseurs (Maarten Mulder) een presentatie gegeven op de Dag van de Kwaliteit Archiefdiensten. Aanleiding was het artikel: "Actuele organisatie voor duurzaam beheer van historische archieven".

Hoe zorg je ervoor dat je de talenten van mensen optimaal inzet?

Deze workshop behandelde het proces om mensen in de organisatie waardevoller te maken. Een kwaliteitsproces dat zich in eerste instantie met name richt op een duidelijke organisatie-opbouw met een heldere verdeling van verantwoordelijkheden. Een kwaliteitsonderdeel in de interne bedrijfsvoering van archiefdiensten.

De deelnemers waren vooral benieuwd naar het flexibel én duurzaam inzetten van functies voor hun organisatie. Er was tijdens de workshop veel interactie mogelijk waardoor het een levendige discussie werd. Een belangrijk argument dat aangedragen werd om functies flexibel te maken, is dat ze passend blijven bij (maatschappelijke/ organisatie) ontwikkelingen. Dit heeft als voordeel dat ze lang actueel blijven en er dus weinig tijd (en kosten) aan besteed hoeven te worden. Eén manier om deze flexibiliteit in te bouwen is door de functies generiek te beschrijven. Nadeel hiervan is dat de functies minder goed geschikt worden voor het aansturen van mensen omdat het vakmanschap minder goed tot uitdrukking komt. Een alternatief is om in de functies te focussen op de resultaten, de betekenis. De betekenis van een functie verandert namelijk niet snel. En zo kan de functie toch herkenbaar beschreven worden.

De deelnemers waren afkomstig van archiefdiensten van verschillende groottes. Dit leverde een goed beeld op van de verschillende manieren hoe een organisatie ingericht kan zijn. Bij een kleinere archiefdienst worden meer functies gecombineerd. Zo bestaat in het Waterlands archief een functie die zowel verantwoordelijk is voor acquisitie, publieksbereik en het dienstverleningsconcept van de studiezaal. In grotere archiefdiensten zijn deze taken veel meer gesplitst, soms zelfs over afdelingen.

Interessant waren ook de effecten die Fenna Brouwer schetste. In het proces om tot een heldere verdeling van verantwoordelijkheden en beloningen te komen, moesten wel een aantal hobbels overwonnen worden. Het zorgde voor enige opschudding, vaag blijven is tenslotte soms veiliger. Maar uiteindelijk levert het wel op waar ze op hoopte: ze merkt dat veel medewerkers zelf initiatieven nemen en elkaar zakelijk aan kunnen spreken op elkaars verantwoordelijkheden. Er gebeuren meer dingen ‘vanzelf’ en medewerkers gaan met meer plezier naar het werk.