Eprom

Publicaties

> afdrukken

Mag de bakker kiezen voor de file, dan krijgt u beter brood

2007 / Personeel Actueel - nummer 5 - www.HRPraktijk.nl / Johan van Dam

Steeds vaker hoor ik mensen zeggen: “Sorry, ik ben te laat, maar ja, de file was veel langer dan ik dacht.” De lengte en duur van de dagelijkse files nemen toe. De verkeersinformatiedienst heeft aangegeven dat de druk op de wegen de eerste drie maanden van dit jaar met twintig procent is toegenomen.

Tot nog toe wordt de file als een probleem ervaren door de overheid en individuele automobilisten, niet door organisaties. Waarom zou een werkgever zich druk maken over files? Zolang u niet in de vervoerssector zit en zolang uw medewerkers in de regel op tijd op kantoor komen, is het een probleem van uw werknemer hoe lang hij over zijn reis doet. Daarom worden er op dit moment ongeveer vier miljoen forenzen op werktijd en locatie aangestuurd. Deze collectieve ‘afspraak’ is de voornaamste bron van de files. Is het zinvol voor organisaties om hier wat aan te doen?

Telewerken
Als een afspraak kan zorgen voor files, kunt u invloed uitoefenen door alternatieve afspraken te maken. Door de verplichting van de locatie en de tijd los te laten, kunnen leidinggevenden en medewerkers zelf bepalen of zij al dan niet in de file staan. Een van de manieren van werken waarbij locatie en de tijd worden losgelaten – op dit moment erg populair - is telewerken. Het wordt gezien als hét middel tegen files. “[Telewerken] is het flexibiliseren van werk naar plaats en tijd, waarbij gebruikt wordt gemaakt van informatie- en communicatietechnologie” (bron: www.steunpunttelewerken.nl). In de praktijk betekent dit dat men op basis van vooraf gemaakte afspraken regelmatig buiten de bedrijfslocatie werkt. Boeiend is het gegeven dat er nergens zoveel wordt getelewerkt als in Nederland. Volgens het steunpunt voor telewerken in Amsterdam liggen er vooral kansen in de MKB-sector. “Uit bevindingen van het TNO is onder meer gebleken dat in de regio Amsterdam er ruimte is om het telewerken te vervijfvoudigen. Ruim 44% van de werknemers zou in aanmerking kunnen komen om te gaan telewerken. Nu telewerkt 6% van die medewerkers” (bron: ongepubliceerd rapport steunpunt telewerken). De kansen voor telewerken liggen in de functies die mensen hebben. Afhankelijk van de verantwoordelijkheden kunnen leidinggevende en medewerker afspraken met elkaar maken die op afstand kunnen worden uitgevoerd.

Sturen op afstand
Het maken van afspraken op afstand kan worden vergeleken met het kopen van een brood bij de bakker. U koopt voor een bepaald bedrag een brood dat voldoet aan uw wensen. U bent blij met uw bakker wanneer het brood goedkoper, lekkerder, beter van structuur of spannender is dan dat van de concurrenten in de omgeving. Wanneer u een specifiek product wenst van de bakker wordt het lastiger om precies te voldoen aan uw wensen. U kunt de bakker niet op elk moment bijsturen in het proces. Als u niet aanwezig kunt zijn bij het proces, is het belang groter om goede afspraken te maken. Een onderliggende vraag bij het maken van goede afspraken is: waarop kunt u letten bij het maken van een afspraak? Een afspraak brengt namelijk verantwoordelijkheden met zich mee.

Verantwoordelijkheden van medewerker en leidinggevende
De medewerker is, net als de bakker, verantwoordelijk voor de levering van een bepaald product. De leidinggevende mag van de medewerker verwachten dat:

- de medewerker wil leveren;
- weet wat hij of zij gaat leveren;
- en voldoende vakdeskundig is om het product te kunnen leveren.

Je kunt namelijk als leverancier niet zeggen: "Ik kan niet leveren omdat ik niet wil leveren", "Ik kan niet leveren omdat ik niet weet wat ik moet leveren" en "Ik kan niet leveren omdat ik niet weet hoe ik het moet doen." De leidinggevende bestelt bij de werknemer een product en/of dienst en is, net als de klant bij de bakker, verantwoordelijk voor de bestelling. Deze verantwoordelijkheid betekent dat de medewerker van de leidinggevende mag verwachten dat:

- de leidinggevende invloed en middelen geeft om te kunnen leveren;
- de werknemer inzicht geeft in de specificaties van het te leveren product;
- en als belanghebbende meedenkt met problemen.

Je kunt als klant niet zeggen dat de leverancier niet goed heeft geleverd als je geen ruimte hebt gelaten voor eigen invloed, als je informatie hebt achtergehouden of als je geen interesse hebt getoond in problemen van de leverancier. Als de verantwoordelijkheden aan beide zijden worden waargemaakt, is de kans groot dat het afgesproken product ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd.

Meer keuzevrijheid in het werk
Een afspraak op afstand betekent voor de medewerker meer keuzevrijheid in het werk. De leidinggevende krijgt minder ruimte om te vertellen hoe het werk moet worden gedaan. Deze keuzevrijheid is niet voor iedere werknemer makkelijk of prettig. Soms is het fijner om geen verantwoordelijkheid te nemen of simpelweg wat anders te doen. Daarom heeft de leidinggevende de uitdaging om verantwoordelijkheden helder te formuleren en te toetsen of de afspraken worden nagekomen. Zijn deze verantwoordelijkheden klantgericht en meetbaar, dan zult u zien dat er meer plezier ontstaat bij werknemers.

Minder files en tevreden klanten?
Zorgt telewerken ervoor dat de files zullen afnemen? Volgens Belgisch onderzoek gaan mensen die telewerken rond het spitsuur de boodschappen doen, brengen met de auto de kinderen naar school of spreken af buiten de deur (www.belspo.be). Mensen hebben volgens dit onderzoek evenveel behoefte aan mobiliteit. De files zullen dan niet veel korter worden. Is telewerken zinvol voor uw organisatie? Door de afstand tussen de medewerker en leidinggevende is het belangrijker om goede afspraken te maken. Indien de voorwaarden voor een goede afspraak worden gecreerd, kunnen mensen optimaal leveren. Klantgerichte en meetbare afspraken over de te leveren producten vergroten de ruimte voor medewerkers om te bedenken hoe ze tevreden klanten krijgen. Mensen bepalen dan zelf of ze het risico willen lopen om in de file te staan. Uw medewerkers zullen meer vrijheid ervaren en u zult beter brood krijgen.

Johan van Dam, Eprom Organisatieadviseurs, e-mail: johan@eprom.nl

Dit artikel verscheen eerder in nummer 5 van Personeel Actueel, een van de uitgaven van www.HRPraktijk.nl

Download hier het volledige artikel (pdf).