Eprom

Publicaties

> afdrukken

Het effect van functiebeschrijvingen op motivatie

2009 / Personeelsnet / Judith Janssen

7 concrete toepassingen om medewerkers te motiveren.

Mijn naam is Judith Janssen, organisatieadviseur bij Eprom, en ik sluit mij volledig aan op het artikel van organisatiepsycholoog dr. David G. Javitch, op de zakelijke website Entrepreneur.com. Ik concludeer uit de gegeven tips 3 t/m 10 een grote kans voor HR en voor taak- ofwel functiebeschrijvingen. Ik heb goede ervaringen met resultaatgerichte functiebeschrijvingen en ik zet mij hiervoor ook actief in, omdat resultaatgerichtheid mensen zelfstandiger en organisaties succesvoller maakt.

Graag borduur ik hieronder voort op de tips 3 t/m 10 uit het artikel en geef ik per tip aan hoe organisaties hieraan concreet invulling kunnen geven:

3. Maak duidelijk wat u van medewerkers verwacht en welke kwaliteit u verlangt.
-> Beschrijf per functie maximaal 8 resultaatgebieden (output). Dit zijn 'producten' die de functiehouder levert aan één of meerdere in- en externe 'klanten'. Let op: het gaat dus niet om datgene wat anderen aan hem leveren (want dat is zijn input)!

4. Maak taken gevarieerd, zorg voor uitdagende elementen in iedere taakbeschrijving, op elk niveau.
-> Over het algemeen heeft bijna elke functie uitdagingen op het gebied van plannen, afspraken, uitvoeren, waarderen. Het is de kunst om deze output op het juiste niveau te beschrijven. Een resultaatgebied mag niet het functiedoel overstijgen, want het functiedoel is de begrenzing van de functie.

5. Maak de bijdrage van iedere medewerker aan het grote geheel zichtbaar. Laat zien wat er scheef loopt als de medewerker (en zijn/ haar taak) er niet zou zijn.
-> Precies om deze reden is het van groot belang om vooral een functiedoel te benoemen. In een resultaatgerichte functiebeschrijving geeft het functiedoel in één zin aan wat de unieke bijdrage is als alle resultaatgebieden samen worden geleverd. In feite is dit de 'outcome' (Mathieu Weggeman/Leidinggeven aan professionals? Niet doen!) van de acht afzonderlijke resultaten. Het geeft tevens het bereik aan van de functie binnen het groter geheel, met alle functiedoelen samen kan dus ook de samenhang worden bewaakt (ten tijde van reorganisaties of fusies) als het gaat om de verdeling van verantwoordelijkheden.

6. Geef betekenis aan het werk van de medewerker. Toon dankbaarheid voor loyaliteit, inzet en creativiteit.
-> Waardeert u uw medewerker om wat hij doet? Of om wat hij bereikt? Gaat u met uw medewerker om als een instructeur of als een klant? Als managers sturen op output, dan ontlenen medewerkers hun werkplezier aan hun klanten, omdat zij zien dat zij iets hebben geleverd dat waardevol is voor anderen. Dit maakt hen minder afhankelijk van hun leidinggevende, zij kunnen zelfstandig en flexibel hun vakmanschap inzetten op maat van hun (in- of externe) klant.

7. Geef de medewerker geregeld feedback, zowel over positieve als negatieve punten.
-> Functiebeschrijvingen vormen de basis voor vele andere personeelsinstrumenten, zoals w&s / functiewaardering / competentieprofielen. Functiebeschrijvingen worden 'geactiveerd' in de resultaatgerichte beoordelingscyclus.

8. Biedt zelfstandigheid in taken en taakuitvoering. Maak medewerkers verantwoordelijk voor taken waar ze ervaring mee hebben.
-> Een resultaatgebied wordt per definitie zelfstandig geleverd. Natuurlijk is het wel zo dat een junior functie kleinere en beter afgebakende resultaatgebieden zal leveren dan een senior functie.

9. Maak taken gaandeweg breder en / of dieper.
-> Als je output beschrijft, benoem je al het grootst mogelijke niveau. Daarbij is het wel belangrijk dat er per resultaatgebied wordt vermeld wat er zo uitdagend aan is (throughput). Hierdoor krijgt o.a. de leidinggevende meer handvatten voor wat betreft het faciliteren en het herkennen van knelpunten en het geeft informatie voor de functiewaardering.

10. Geef medewerkers volop ruimte om taken succesvol af te ronden, om fouten te herstellen en verbeteringen in het werk door te voeren.
-> Vrijheid is een voorwaarde. Bovendien is het een verademing voor managers die voortdurend in tijdnood verkeren. Zie het als jouw grootste prioriteit om mensen zo zelfstandig mogelijk te krijgen. Te vaak nog worden problemen door manager overgenomen of zij zeggen voor 'hoe het moet'. De kunst is om over te brengen wat je verwacht en wanneer het voor jou goed is. Heb vervolgens vertrouwen in het vakmanschap van je mensen. Dit zal groeien door een managementstijl gericht op output.
Concreet betekent dit het volgende voor functiebeschrijvingen: Vermijd het noemen van kwaliteitsnormen- of eisen in de functiebeschrijving. Je kunt hierin nooit uitputtend zijn (en als je dit wel probeert, dan kun je vanwege leesbaarheid beter apart een handboek of systeem Kwaliteit ontwikkelen) en het kan heel beperkend werken. Een uitgeregelde functie is erg demotiverend, laat de medewerker zelf het plezier ervaren van het contact met zijn 'klanten'!  

Aanleiding voor bovenstaande bijdrage is onderstaand artikel:

Motiveren van medewerkers: vijf mythes doorgeprikt

10 snelle manieren om medewerkers te motiveren. Om het beste uit medewerkers te halen, is het van belang dat ze gemotiveerd zijn om goed werk te leveren. Tevreden medewerkers zijn creatiever, werken beter samen en leveren zo meer werk af van een hogere kwaliteit. Maar hoe houd je medewerkers gemotiveerd?

Om medewerkers gemotiveerd te houden moet je ze vast meer geld bieden, in de watten leggen of conflicten voorkomen. In tegendeel, stelt organisatiepsycholoog dr. David G. Javitch, op de zakelijke website Entrepreneur.com. Hij prikt een aantal mythes door over het motiveren van medewerkers.

1. Geld motiveert
Mensen willen best goed verdienen, en op de korte termijn werkt het ook wel om meer geld te bieden. Velen zijn bereid om bijna alles te doen, tegen het juiste bedrag. Maar uit onderzoek blijkt ook dat het effect van bonussen niet lang beklijft. Binnen een half jaar weten mensen al niet meer waarom ze die bonus hebben gekregen. Geld blijkt de motivatie van mensen niet langdurend te beïnvloeden.

In Nederland is het niet echt gebruikelijk, maar wie bonussen openbaar uitdeelt, mag meer effect verwachten. Dat komt dan niet door het geld, maar door de erkenning van collega’s die de ontvanger van de bonus daardoor krijgt. Het is juist het openbare schouderklopje dat zijn werk doet.

Werkgevers moeten hun medewerkers daarom laten weten dat ze echt iets bijdragen aan de organisatie. Werknemers moeten prestaties kunnen leveren, daar erkenning voor krijgen, persoonlijk en professioneel kunnen groeien, meer verantwoordelijkheden krijgen. Het geld dat daar als waardering dan wellicht bij past, is hierop slechts een aanvulling.

2. Houdt het personeel gelukkig
Werkgevers doen de gekste dingen om medewerkers een prettige werkomgeving te bieden. Relaxruimtes, massages, gratis maaltijden, het kan niet op. Alles met het idee dat, wie de werknemers gelukkig houdt tijdens de lunch, dat terugbetaald ziet in hogere productiviteit tijdens werktijd.

Helaas is dat effect er niet één op één. Want goede voorzieningen zijn natuurlijk niet onbelangrijk, maar de tevredenheid tijdens de gratis lunch betekent nog niet dat de werknemer beter presteert wanneer dat nodig is.
3. Geen ruzie maken
Niemand houdt van conflicten op het werk en daarom laten we vervelend gedrag liever ‘over waaien’, dan dat we de confrontatie aan gaan. Te veel (HR-)managers willen aardig gevonden worden.

Maar wie problemen niet aansnijdt, helpt ook niemand: de manager zichzelf niet, niet de medewerker, niet de organisatie en ook zeker niet de collega’s van de disfunctionerende medewerker.

4. Sommige mensen zijn niet te motiveren.
Deze stelling klopt niet. Iedereen raakt wel ergens door gemotiveerd, alleen verschillen steeds de motieven. Wie medewerkers onder werktijd een spelletje ziet doen, of druk bezig ziet met het eigen hyves-profiel, kan denken dat zij niet gemotiveerd zijn. Maar die spijbelende medewerker is juist bijzonder gemotiveerd, alleen niet om het werk te doen waarvoor hij of zij is aangenomen.

Grote kans dat het werk en de belangstelling van de medewerker niet (meer) matchen. Dat betekent tijd voor een goed gesprek, voor meer uitdaging in het werk en voor taken die wel aanspreken. Maar van medewerkers die er voortdurend met de pet naar gooien, moet natuurlijk gewoon afscheid worden genomen.

5. Talenten hoef je niet te motiveren
Iedereen wil graag grote talenten om zich heen hebben op het werk. Slimme, creatieve geesten die snel leren, weten hoe de hazen lopen en een verbluffende productie draaien. Die mensen houden zichzelf wel aan het werk, denken we.

Maar intelligentie gaat niet altijd hand in hand met discipline en doorzettingskracht. Er zijn heel wat talentvolle medewerkers die geen raad weten met hun kennis en kunde. Ze weten niet wat hen motiveert en drijft, waardoor ze teleurgesteld, verveeld en boos kunnen raken.

Met voortgangsgesprekken, variatie in taken, suggesties en soms ook gewoon gerichte opdrachten blijven ook talenten uitgedaagd. Zorg dat u de lat hoog genoeg legt, zodat uitdaging aanwezig is voor talentvolle medewerkers op alle niveaus.

10 Snelle manieren om medewerkers te motiveren:
1. Deel complimenten uit voor werk dat goed is uitgevoerd, ook al is dat maar ten dele zo.
2. Help waardevolle medewerkers die geen uitdaging meer vinden in hun werk met uitdagende opdrachten. Stippel ook een interessant loopbaanpad met ze uit.
3. Maak duidelijk wat u van medewerkers verwacht en welke kwaliteit u verlangt.
4. Maak taken gevarieerd, zorg voor uitdagende elementen in iedere taakbeschrijving, op elk niveau.
5. Maak de bijdrage van iedere medewerker aan het grote geheel zichtbaar. Laat zien wat er scheef loopt als de medewerker (en zijn/ haar taak) er niet zou zijn.
6. Geef betekenis aan het werk van de medewerker. Toon dankbaarheid voor loyaliteit, inzet en creativiteit.
7. Geef de medewerker geregeld feedback, zowel over positieve als negatieve punten.
8. Biedt zelfstandigheid in taken en taakuitvoering. Maak medewerkers verantwoordelijk voor taken waar ze ervaring mee hebben.
9. Maak taken gaandeweg breder en / of dieper.
10. Geef medewerkers volop ruimte om taken succesvol af te ronden, om fouten te herstellen en verbeteringen in het werk door te voeren.
© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.

Lees het gehele artikel op Personeelsnet.nl